Fatores ambientais

A videoconferência utiliza diversos tipos de recursos, mídias, equipamentos e periféricos, que quando utilizados propriamente são um expressivo e poderoso instrumento de comunicação.

Mas estes elementos precisam ser adequados de forma a compor uma narrativa eficiente, bem como serem checados para assegurar que a videoconferência transcorra tranquilamente. O equilíbrio entre codificação, transporte, qualidade, expectativas e custo é uma tarefa desafiante.

O objetivo deste tópico é fornecer uma visão geral relacionada a fatores ambientais e dicas de como proceder relevantes para a utilização da videoconferência.

Fatores interferentes

Planejamento do ambiente

Qualquer atual sala de conferência pode ser adaptada para ser usada como uma sala de videoconferência fazendo os ajustes baseados nas necessidades do equipamento de áudio e vídeo. Como na produção de cinema e televisão, onde o palco é uma parte importante do processo, a sala de conferência é uma parte importante para promover uma videoconferência eficaz. Ainda, um entendimento básico da audiência e da finalidade são chaves para um projeto bem sucedido de sala.

As novas salas de videoconferência que são idealizadas e dedicadas especificamente para a aplicação são mais fáceis de serem implementadas. No entanto, devido a crescente aceitação da tecnologia, a videoconferência está sendo utilizada em universidades, escolas, residências, hospitais, empresas, indústrias, salas de audiência em tribunais, entre outros. O desafio nestes casos é a conversão e adaptação adequadas desses espaços para a videoconferência.

Ao planejar uma sala de videoconferência, deve-se levar em consideração o espaço disponível e o projeto de layout da sala, assim como as potencialidades do foco visual da câmera. O tamanho do grupo atendido não depende somente do real tamanho da sala, mas também do projeto de layout que determinará quantos participantes poderão ser atendidos. A disposição dos assentos é então definida para permitir que os participantes vejam e sejam vistos durante a conferência. Há uma distância mínima exigida pela câmera para capturar todos os participantes presentes e deve ser levado em conta no layout.

Quanto ao equipamento, além da câmera e microfone, um monitor é exigido para receber o vídeo, e em sistemas que não dispõe do recurso picture-in-picture, um segundo monitor é necessário para visualizar a própria imagem (que está sendo transmitida aos locais remoros). Equipamentos adicionais como câmera de documentos, quadro branco eletrônico, videocassete, câmeras e monitores adicionais, entre outros, devem ser também considerados no planejamento de espaço de uma sala de videoconferência. Os equipamentos adicionais para a videoconferência devem ser colocados de frente para o monitor, que terá, acima dele, a câmera da sala. O objetivo é permitir que o conferencista tenha todos os recursos audiovisuais a sua disposição com o mínimo de deslocamento possível e, ainda, que possa manter contato visual com os participantes remotos, vendo e sendo visto por eles.

Atender alguns detalhes críticos propiciará a implantação de uma moderna sala de videoconferência. Esses conceitos permitem o desenvolvimento de uma sala de videconferência confortável e funcional que vai ao encontro das necessidades físicas do equipamento e acomoda design interior de bom gosto no ambiente de trabalho pretendido.

Tipos de salas

A videconferência é usada em vários locais. Os mais comuns são:

Escritório: neste caso, provavelmente a pessoa tem uma estação cliente desktop instalada em sua estação de trabalho pessoal. Estessistemas podem ser baseados em hardware (placas instaladas no PC), software ou componentes USB. Tipicamente, uma pequena janela com o vídeo remoto e local aparece aparecem na tela do monitor. O áudio é enviado e recebido via microfones, fones de ouvido, ou combinações de microfone e auto-falantes. No último caso, a menos que características de cancelamento de eco estejam disponíveis, é preciso ter cuidado com a colocação dos auto-falantes e microfone para evitar o retorno, que causa eco. É extremamente aconselhável utilizar microfone de ouvido para evitar este tipo de problema.

Sala de reuniões grande: quando 6 a 30 pessoas vão participar de uma reunião, os requisitos de áudio e vídeo tornam-se importantes. O layout da sala é importante a fim de permitir à(s) câmera(s) mostrar(em) qualquer um que está falando. A acústica da sala é crítica para reduzir ruídos e sons refletidos. A projeção do vídeo remoto é requerida em uma tela grande ou parede para permitir que cada pessoa na reunião veja quem está falando. Vários microfones são requeridos e mixagens devem tratar e distribuir os múltiplos sinais para a ponta remota. Múltiplas câmeras podem ser necessárias e devem ter funções de pan, tilt e zoom. Controle remoto da câmera pode ser útil.

Auditório: deve ter um bom sistema de projeção, ser bem projetado acusticamente, e ter um sistema de distribuição de áudio. Seguir o apresentador, que é provável estar vagando pelo palco, torna-se o desafio. Microfones de lapela e sem fio são boas soluções. Considerando que os auto-falantes são tipicamente virados para o público, as perguntas dos locais remotos podem ser difícies de serem ouvidas pelo apresentador. Espalhar microfones entre o público pode ser difícil e caro, uma solução seria fornecer microfones fixos em diversas posições. Ter uma pessa monitorando perguntas por email ou chat é outra possibilidade.

Quando consideramos o design interior do espaço de videoconferência, os primeiros objetivos devem ser fazer a sala o mais confortável possível, dando menos ênfase a tecnologia na sala, e tornar a interface do usuário para utilização do sistema amigável e previsível.

Cores específicas são recomendadas para fundos e cobertura da parede para permitir melhor identificação dos participantes sem forçar as potencialidades de captura da câmera de vídeo. As cores recomendadas são suaves, coberturas de paredes texturizadas, mas paredes lisas pintadas também funcionarão se as cores forem tons terra escuros e a iluminação estiver ajustada corretamente.

Fabricantes de mobília tem desenvolvido mesas de conferência especificamente projetadas para permitir aos participantes da reunião ver e serem vistos pelo equipamento de vídeo. Há vários recursos disponíveis para equipamentos de videoconferência, incluindo mesas de conferências customizadas e armários combinados.

Iluminação

A iluminação no local da videoconferência é chave para a distribuição de imagem de boa qualidade. A iluminação deve ser do tipo difusa e uniforme, de modo a clarear sem ofuscar. Considere instalar difusores em luzes fixas existentes.

Para poder ver claramente todos os participantes, fontes de luz de parede ou no chão complementam as tradicionais fontes de luz no teto. Quanto ao ângulo de iluminação, a fonte de luz deve ser mantida em frente aos participantes acima do nível dos olhos.

Para eliminar sombras, uma combinação de iluminação arranjada na proporção de 60/40 para o teto e parede é recomendada. A chave neste esquema de quebra de luz é equalizar a luz disponível nos participantes e eliminar sombras, fundos escuros ou pontos brilhantes no centro da mesa da conferência.

A qualidade do áudio é um dos fatores mais relevantes para a eficácia da videoconferência. Por isso, deve-se sempre testar a qualidade do áudio no início de uma sessão. Uma forma de saber se o áudio está funcionando corretamente é iniciar a reunião com uma rodade de introdução informal de todos os participantes.

Quanto mais perto o locutor ficar do microfone, melhor é a qualidade da transmissão. Assim, deve-se incentivar que os participantes aprendam a utilizar corretamente o microfone para que sejam entendidos por todos.

Quanto a acústica, é importante eliminar ao máximo o ruído vindo do exterior, através de um isolamento acústico das paredes. O ar condicionado deve ser o mais silencioso possível. Empregando técnicas simples como carpetes nas paredes, painéis acústicos no teto e nas paredes, e cobertura completa nas janelas, obtêm-se resultados eficazes para a otimização da performance do sistema. A maioria dos sistemas atuais de videoconferência vêm com microfones capazes de captar sons de todos os lados e com cancelamento de eco.

Os sistemas baseados em salas proporcionam a si mesmos a complexidade de entrada e saída de áudio do sistema. Espaços maiores irão exigir mais microfones, recursos de mixagem de áudio, e auto-falantes amplificados.