Boas práticas e regras de etiqueta

Etiqueta na videoconferência

A videoconferência, por sua natureza, é uma atividade social. Como qualquer atividade social, há comportamentos aceitáveis e esperados que a acompanham. Alguns desses comportamentos são resultados da cultura ou do ambiente, sendo que alguns refletem o “senso comum”. É claro que há uma infinidade de definições para o que é “aceitável”, “não-aceitável”, “desejável” e/ou “esperado” baseado na interpretação pessoal e no temperamento. Finalmente, quando comparado com outras atividades sociais bem estabelecidas que combinam pessoas e tecnologias (ex.: falar ao telefone, assistir ao um filme no cinema, dirigir um carro), a videoconferência não é tão corriqueira ou possui tanta exposição. Essa combinação de condições resulta no fato de que a “etiqueta” na videoconferência certamente não foi “esculpida em uma pedra”. Entretanto, há alguns comportamentos básicos que irão melhorar a sua própria experiência em videoconferência assim como a das pessoas com que você está falando através da videoconferência:

Testando, testando, 1, 2, 3...

Talvez o comportamento mais negligenciado em uma videoconferência é simplesmente prestar atenção em como os outros estarão vendo e ouvindo você. Na videoconferência, a experiência em um terminal é bastante afetada pelas condições do outro terminal. A maioria dos clientes de videoconferência incluem uma “visão de si mesmos” em uma janela. Isso permite que você veja como você aparece no terminal remoto – você estando ou não completamente visível pela câmera, se há distrações no fundo, se você está olhando direto para a pessoa remota e não “encarando por cima” ou “espiando por baixo”. Mesmo que a janela com sua visão não seja mantida durante a conferência, é uma boa idéia testar a sua imagem na janela e ajustá-la conforma a chamada anterior. Infelizmente, isso não funciona para ajustar o áudio já que o seu áudio é quase sempre suprimido pelo “feedback” que retorna para você no modo local ou mesmo na maioria dos modos de teste. Nesse caso, é extremamente recomendado testar e ajustar com uma chamada ao vivo antes do início da reunião ou pegar alguns minutos para testar e ajustar no início da reunião. Uma vez que a chamada esteja em progresso, muitas pessoas parecem tolerar condições de vídeo e áudio pobres e elas não querem interromper o fluxo conversacional ou simplesmente porque elas assumem que deve ser alguma coisa no terminal delas. Um curto ensaio de áudio/vídeo é recompensador, já que ele contribui para fazer da tecnologia o mais transparente possível e permite uma comunicação confortável, efetiva e rica.

Melhor deixar pra lá...

Uma vez que os ajustes tenham sido feitos em cada um dos terminais para produzir melhores de chamada, talvez o conselho mais importante seja conversar naturalmente e fazer o menor número possíveis de ajustes adicionais. É verdade que alguns ajustes podem ser necessários em resposta as mudanças do ambiente (as luzes são ligadas/desligadas, o barulho de fundo aumenta). Entretanto, deformidades desnecessárias do áudio ou do vídeo podem causar distrações. Por exemplo, se debruçar em direção a uma câmera de desktop no seu terminal para fazer ajustes produzirá o temido efeito de “monstro gigante em forma de mão” no terminal remoto, que verá rostos amigáveis de proporções aceitáveis substituídos por uma visão muito próxima de todas as partes de uma mão. Também, se uma abrangência limita ou microfones unidirecionais estiverem sendo usados, movimento excessivo ou troca de posições no terminal local produzirá interrupção no áudio, ondulações e escurecimentos no terminal de recebimento.

Você ainda está comigo?

Uma vez que a sua câmera e as janelas de visão foram corretamente posicionadas para que o “contado visual” seja estabelecido entre você e o lado remoto, você deve permanecer focado nessa direção. Mudanças na atenção como olhar para uma janela, olhar para outras aplicações na tela do computador, muitas tarefas em outro trabalho do seu escritório possuem o mesmo efeito de não olhar nos olhos de uma pessoa quando falando com ela pessoalmente. É importante perceber que a videoconferência é muito mais parecida com uma troca feita pessoalmente do que uma chamada de telefone – linguagem corporal e expressão facial contam!

Falando fora da vez...

Como em qualquer reunião feita pessoalmente, barulhos e conversas paralelas dentro de uma videoconferência causam distração da discussão principal. Isso pode complicar reuniões ponto-a-ponto e se tornam muito mais notáveis em reuniões multiponto. Para ser fácil para os participantes esquecerem que eles fazem verdadeiramente parte de uma conversação em grupo já que a sala de reunião é mais virtual do que físico. As conversas paralelas nos locais remotos parecem crescer mais facilmente do que elas cresceriam se todos estivessem na mesma sala real. Os microfones e alto-falantes necessários para enviar/receber o áudio complicam mais os assuntos por não fazerem diferenciação entre os sons relevantes e irrelevantes. Eles prontamente captarão qualquer conversa que esteja acontecendo perto deles e a enviarão. Eles também irão captar e transmitir um espirro com a mesma qualidade de som de uma observação intencional. Concedidas essas “imperfeições” com tecnologia (e com pessoas!), é bom praticar o uso do mudo (sem som) no seu áudio quando você não estiver falando. Em uma conversação multiponto, isso não é necessário e na verdade pode resultar em pausar anormais na conversação à medida que o mudo em cada terminal é ligado ou desligado. De qualquer modo, é útil em situações onde o áudio pode ser ruim nas duas pontas e pode ser usado para minimizar os efeitos do problema do áudio na conversação geral. Em uma conferência multiponto, deixar mudo o seu áudio local por definição e fora do mudo somente quando você quer falar é quase sempre uma boa idéia. Isso é especialmente relevante no caso de um MCU ativado por voz, já que a captura do áudio da conferência também resultará na captura do vídeo da conferência. Qualquer “ação paralela” do seu lado será, então, mostrada juntamente com qualquer “barulho paralelo”. Pense nisso – você talvez não queira que todos vejam a sua expressão facial enquanto você se dissolve em um ataque de tosse, ou assistir você caindo graciosamente sobre a cadeira na qual você tropeçou!

Uau! Onde você conseguiu essa camisa?

Uma vez que você tenha minimizado as distrações do áudio, é hora de pensar em minimizar as distrações do vídeo. Como e até onde ir sobre isso é um tópico discutível. A videoconferência “tradicional” tem dado atenção significante à iluminação adequada, estética e charme da sala, particularmente ao “board room” ou opções do grupo. Essa é uma abordagem inteligente para uma tecnologia que se baseia em câmeras e monitores para criar um ambiente conversacional. Tais aspectos de “produção” são similares a aqueles considerados na produção de apresentações de vídeos e televisão de alta qualidade. Isso é especialmente aplicável na preparação de uma sala de conferência ou sala de aula para uso em grupo (veja “Desenvolvendo uma sala de videoconferência produtiva” na seção Tópicos Relacionados). Entretanto, se a videoconferência for acontecer com bases regulares (talvez diárias) e não planejadas dos desktops localizados individualmente em casa ou no escritório, o grau de aceitação da “preparação sensível” torna-se menos claro. Se a comunicação via videoconferência se tornar tão comum quanto usar o telefone, quais serão nossas normas de etiqueta para o vídeo? Nós teremos que parar de vestir nossas roupas favoritas se elas tiverem padrões complicados ou cores muito vivas caso tenhamos uma chamada naquele dia? Nós teremos que readaptar a iluminação das nossas casas e escritórios ou criar áreas “boas para o vídeo” para atender a todas as chamadas? E se nós estivermos em um telefone móvel – teremos que sair do sol? Entrar em uma cabine telefônica? As respostas para essas perguntas provavelmente mudarão conforme o “protocolo humano” para videoconferência evolua e à medida que a tecnologia torne-se mais capaz de simular a realidade. Durante essa evolução, é importante considerar o que funciona e o que não funciona em determinado período e em determinada situação para assegurar que você está tomando decisões informadas.

Nós estamos todos juntos nisso!

Um sutil mas muito importante ponto da etiqueta no vídeo é que, quando você está numa reunião de videoconferência ativada, embora os participantes estejam locados em espaços físicos diferente, é uma reunião verdadeiramente “real”! Inicialmente, isso significa coisas como “vocês devem chegar na hora marcada”, “vocês devem prestar atenção”, “você deve se certificar de que todos possuem as mesmas informações”, “você deve trazer material suficiente para todos”. No caso de uma reunião multiponto, essas considerações são mais complicadas de passar, mas muito importantes. Por exemplo, se materiais de difícil acesso serão usados na reunião, eles devem ser enviados com antecedência para todos as locações (o mesmo na preparação de uma teleconferência). Se devem ser feitas cópias impressas do material eletrônico apresentado durante a reunião, você deve se certificar de que todos os locais possuem capacidade de impressão. Se um objeto local em particular ou uma parte de sala for ser mostrado durante a reunião, alguns cuidados devem ser tomado com antecedência para garantir que a tomada de câmera desses esteja disponível para os participantes remotos.

Eu posso conseguir um desses também?

Algumas outras considerações são um pouco menos óbvias mas realmente fazem diferença, particularmente em reuniões multiponto, onde grupos de pessoas estão reunidos em cada local participante. O primeiro é que informações que são específicas para a parte local (ex.: onde são os banheiros, onde achar um telefone) talvez tenham que ser distribuídas para os que estão no local, mas não relevantes para os locais remotos. A distribuição dessas informações devem ser manejadas localmente através de uma comunicação em uma pré-reunião, com panfletos de informação ou antes do início da reunião por áudio local. Além disso, se as amenidades diferem de um local para outro, cuidados devem ser tomados para evitar a exposição do grupo para os que possuem desigualdades nas amenidades (em outras palavras, se biscoitos e café estão sendo distribuídos em apenas um dos locais, seria educado não comer em frente das câmeras). Ainda melhor, cuidados devem ser tomado para as amenidades sejam iguais. Lembre-se, é realmente “uma” só reunião.