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Qualquer sala de conferência atual pode ser adaptada para o uso como sala de videoconferência, fazendo adaptações baseadas nas necessidades dos equipamentos de áudio e vídeo para captarem sinais. Essa é uma preocupação menor para novas construções, já que esses detalhes serão uma parte integral do papel da sala e será projetada por um arquiteto. Mais provável será a conversão de uma sala de conferência em uso para uma videoconferência. Os avanços na tecnologia fizeram o conceito de um estúdio de vídeo interno uma ferramenta de comunicação alcançável. Como na produção de filmes e televisão, onde a posição do som é uma parte crítica do projeto, a sala de conferência é a parte crítica da videoconferência produtiva. A sala de conferência enfeitada com almoçadas de nozes não é a atmosfera mais condutiva, e cria um desafio para a captura do áudio e do vídeo. Há várias adaptações que irão engrandecer a videoconferência como uma ferramenta de comunicação útil.

Uma percepção básica sobre audiência e objetivo é a chave para o desenvolvimento de uma sala com sucesso. Geralmente, a maioria das salas de videoconferência são projetadas para 10-25 participantes, para aplicações como:

• negócios departamentais da administração/universidade;
• educação a distância como meio primário de entrega de conteúdos;
• educação à distância na forma de um evento de uma única aula que envolve demonstrar a tecnologia ou para pedir a opinião de um especialista ou orador convidado de uma outra instituição educacional ou indústria privada..

O obstáculo mais difícil é manter um equilíbrio para a câmera. As cores do fundo e a iluminação irão afetar a visão dos participantes remotos. Para poder ver todos os participantes claramente, uma fonte de luz discreta da parede ou do solo suplementa a fonte de luz tradicional do teto. A iluminação é um dos poucos fatores críticos da videoconferência bem sucedida. Considerações sobre a iluminação da sala pretendida pesam bastante na escolha da cobertura da parede e na superfície da mesa.

Organização da sala

Para reuniões de grupo com videoconferência a melhor organização é a mesa em forma de U com a tela e a câmera no alto do U e os participantes sentados ao redor.

Essa organização tem as seguintes vantagens:

• Todos os participantes possuem capacidade de visão similar.
• A câmera está localizada próximo ou no alto da tela, então, enquanto os participantes estão olhando para a imagem de seus colegas remotos, eles estão naturalmente olhando em direção a câmera. Isso ajuda a criar o efeito de olhar um nos olhos dos outros, como em uma reunião em pessoa.
• Materiais impressos e outros objetos podem ser facilmente compartilhados entre os participantes.
• Para uma sala pequena (até 6 m2) a câmera ativada por voz encontrada em alguns sistemas pode focalizar automaticamente o locutor (embora isso possa distrair se muitas pessoas falarem de uma vez ou mesmo freqüentemente).
• Essa organização da sala também pode ser usada para educação à distância e se adapta para lições altamente interativas e aulas de reforço.

A organização das salas de aula tradicionais pode ser adaptada para acomodar sessões de videoconferência para educação à distância. A maior diferença do primeiro esboço é que em uma sala de aula o professor e o estudante se encaram ou em duas direções opostas. O professor encara em direção ao aluno e o aluno escara em direção ao professor. Isso oferece o requerimento para cobrir os dois, se possível, com câmaras e telas. O diagrama abaixo mostra esse ponto mais claramente.

Os vários componentes descritos são:

• Um projetor montado no teto e sua tela de projeção que mostra tanto as aplicações remotas compartilhadas (como apresentações Power Point) como as apresentações locais de um computador.
• Uma TV, um segundo projetor e uma tela horizontal usada primeiramente para mostrar sinais de vídeo remoto (exemplo, estudantes da locação remota) durante a videoconferência.
• Uma câmera montada próxima da tela do vídeo, que irá capturar as imagens dos estudantes locais participando da palestra.
• Uma segunda câmera montada atrás da sala de aula que irá capturar a imagem do professor enquanto ele conduz o evento. É dada uma indicação do limite de espaço em que o professor pode se mover.

Microfones e outros componentes de áudio não são mostrados aqui, já que eles são muito mais flexíveis (e talvez complexos) na colocação, cobertura e cabeamento.

No diagrama você pode ver que essa sala de aula também acomodará um cenário de ensino, onde os estudantes locais se reúnem para assistir uma palestra apresentada por um orador remoto. Eles vêem o orador na tela do vídeo (Tv ou outro), eles podem ver a apresentação na tela do projetor e eles podem se comunicar com o orador enquanto eles olham para a tela, que está colocada junto com a primeira câmera. A comunicação é, dessa forma, natural, e dá uma boa impressão ao orador remoto.

Por outro lado, se um orador nessa sala quer falar com os estudantes em um local remoto, a câmera de trás irá cobri-lo suficientemente. Entretanto, quando ele quiser ver os participantes remotos, ele terá que virar as suas costas para a câmera – e para seus estudantes locais – e encarar a tela do vídeo. Uma boa solução é colocar o monitor de vídeo próximo ou abaixo da câmera de trás para que o orador tenha uma vista dos estudantes remotos e ainda esteja olhando na direção dos estudantes remotos e locais.

Essa discussão deveria ser vista como um exemplo de o que considerar quando projetando a colocação da câmera e da tela em uma sala de aula. Obviamente que as condições de uma sala para outra podem variar bastante, assim como o orçamento. Se o seu orçamento é limitado, você talvez possa considerar uma aproximação da mesa em forma de U, como descrita acima, para facilitar a comunicação e reduzir os equipamentos requeridos.

Iluminação

A iluminação em uma sala de videoconferência é a chave para se ter uma boa qualidade de imagens. Elementos como nível de iluminação, ângulo de iluminação e visão geral da temperatura das cores devem ser consideradas. Para o nível de iluminação, 125 velas ou acima são recomendadas. Níveis de iluminação entre 75 e 100 velas fornecem um bom balanço e uma boa performance da câmera. (Nota: Uma vela é a iluminação em uma superfície a 6 metros da luz). A maioria das câmeras modernas de videoconferência vão passar uma boa qualidade de imagem com esses níveis de iluminação. Para o ângulo, mantenha a fonte de luz na frente dos participantes na altura ou acima do nível dos olhos. Luz difundida versus luz direta pode ajudar com a claridade ou o “branqueamento”; considere instalar uma luz difundida na luz fixa existente. Para temperatura (expressa em Kelvin), considere que a melhor temperatura da cor da luz varia em cada saída de vídeo e codec de conferência. A maioria dos sistemas de hoje irão ter uma performance melhor usando 3200 K.

Enquanto há vários conceitos populares com projetistas, um importante parâmetro de projeto aparece em todas as recomendações. Para eliminar sombras uma taxa de arranjo de luz combinada de 60/40 para iluminação no teto e na parede é recomendada. A iluminação na parede deve ser indireta e essa posição fixa está disponível de uma ampla escala de suplementos. A chave nesse esquema de separação da luz é igualar a luz disponível nos participantes e eliminar as sombras, fundos escuros e pontos brilhantes no centro da mesa de conferência.

Uma atenção especial deve ser dada para eliminar a maior quantidade possível de luz natural que entra pelas janelas. A luz do sol é muito diferente ao natural das luzes artificiais em termos de temperatura e cria contrastes afiados na sala, que confundem o mecanismo de ajuste automático da maioria das câmeras dos sistemas de videoconferência. Dever ser feito um esforço para estabelecer uma luz uniforme na sala, usando cortinas ou venezianas opacas para cobrir as janelas.

Um outro tópico geralmente negligenciado é a cor das roupas que os palestrantes estão usando. Elas devem ser de cores pálidas, que não tenham um grande escala de contraste em comparação a cor da pele. Roupas com cores muito escuras mostram-se ainda mais escuras e, na verdade, podem criar uma imagem não atrativa do palestrante.

Planejamento do Interior da Sala

Quando considerando o planejamento do espaço interior da videoconferência, os objetivos primários devem ser fazer a sala o mais confortável possível, tirando a ênfase da tecnologia da sala e fazer com que o usuário interaja com o sistema de forma uniforme e previsível. Cores específicas são recomendados para a cobertura do plano de fundo e das paredes para possibilitar um melhor reconhecimento dos participantes sem deformar a capacidade de captura da câmera de vídeo. As cores recomendadas são claras, paredes com coberturas texturas, mas paredes com pinturas lisas funcionarão se as cores forem tons terra escuros e a luz estiver ajustada para se adaptar. Quando estiver considerando os móveis e as pares, esteja ciente das cores e das características físicas que podem fazer com que sua saída de vídeo ou áudio tenham mais trabalho.

Acústica e Áudio

A configuração do áudio é um outro componente importante da sala de videoconferência. Como mencionado anteriormente, a comunicação por áudio dever ser o mais clara e ininterrupta possível, ou a proposta de videoconferência estará prejudicada, pois as pessoas não vão sentir que elas podem se comunicar bem. Se o áudio está bom, menos falhas no vídeo podem ser toleradas sem preocupação. A acústica da sala deve oferecer uma boa absorção e isolamento do som.

A absorção do som deve se contentar com a eliminação ou redução dos reflexos das superfícies lisas como chão encerados, janelas, paredes planas, etc. e a introdução de materiais absorventes do som como um tapete na parede, painéis absorventes nas paredes e/ou no teto ou cortinas pesadas ou meio termo em frente a janelas (esse último também serve de solução para a iluminação como mencionado antes). O melhoramento da absorção do som na sala ajuda na redução do efeito de reverberação que faz o som ficar confuso e sombrio. Em termos gerais, 10% da cobertura da superfície total da parede e do teto com painéis de absorção da qualidade do som podem melhorar bastante a qualidade do som. Um teste muito prático para checar a absorção do som é se colocar em várias posições da sala e bater palmas de maneira barulhenta em cada uma das posições. Se o som da palma for rápida, clara e indistinguível, a acústica da sala está suficientemente boa para videoconferência. Por outro lado, se você ouvir uma difusão como se mais pessoas estivessem batendo palmas ao mesmo tempo e o som estiver mais alto do que você esperava, então alguma coisa deve ser feita para corrigir isso. A absorção do som se torna mais importante se o tamanho da sala aumenta, especialmente acima de 180 metros na sua maior dimensão.

O isolamento do som se refere à eliminação do barulho ambiental exterior ou outros sons que podem ser muito distrativos durante uma videoconferência. Por exemplo, enquanto você pode estar acostumado ao som do tráfico de fora do seu escritório o dia inteiro, os seus colegas remotos podem achar isso uma surpresa desagradável durante a videoconferência. Problemas como esses são muito mais perturbantes em uma videoconferência, já que os participantes automaticamente afiam as suas percepções sensoriais para superar a falta de contato físico.

Um outro fator do áudio para sala de videoconferência é o requerimento de criar misturas separadas dos sinais de áudio. Por exemplo, quando estiver gravando ou transmitindo uma videoconferência, você talvez tenha que misturar o áudio do seu microfone com o áudio da parte remota e, subseqüentemente, supri-lo para um VCR ou dispositivo de streaming. (Veja a seção Broadcasting, Archiving, and Reuse of Videoconferences Through Video Streaming.). Entretanto, você terá que colocar no mudo o som remoto quando estiver alimentando a entrada de áudio do sistema de videoconferência, de outra forma o participante remoto irá ouvir o seu sinal de áudio voltando novamente como um eco muito perturbador. Tais configurações podem ser facilmente executadas com um pequeno misturador de áudio que tenha pelo menos duas saídas que possam produzir misturas diferentes de entrada.

Seleção da Sala

As novas salas de videoconferência que são mobiliadas o suficiente para serem conceituadas em projetos do começo, e são especificamente dedicadas à aplicação, são fáceis de implementar. Devido ao crescimento da aceitação da tecnologia, a videoconferência pode ser achada em universidades, salas de aula de ensino fundamental e médio, hospitais, indústrias privadas e salas de audiência. O desafio está na conversão e adaptação desses espaços legados em algo apropriado para videoconferência.

A próxima preocupação é o tamanho da sala baseado no espaço da sala. A videoconferência é orientada direcionalmente pela capacidade de foco visual da câmera que deve, então, ser fatorada na organização da sala. Concessões devem ser feitas para a mobília, materiais prensados adicionais, etc. O tamanho do grupo de participantes não depende somente do tamanho real da sala. A organização da sala irá determinar quantos participantes podem participar. O verdadeiro arranjo das cadeiras é, então, definido para permitir que os participantes vejam e sejam vistos através a conferência. Há uma distância mínima requerida para a câmera capturar todos os participantes e deve, portanto, ser fatorada em uma organização. Os fabricantes de móveis tem desenvolvido mesas de conferência especialmente projetadas para permitir que os participantes da reunião vejam e sejam vistos pelo equipamento de vídeo. Há várias fontes disponíveis para equipamentos de vídeo especializados, incluindo mesas de conferência sob medida e cabines adequadas. O melhor ângulo de captura para a câmera de vídeo é uma visão “abaixo da mesa” com a última cadeira mais perto da câmera vazia. Isso evita que se tenha um participante na cadeira que não pode ver o monitor nem ser visto pela câmera e permite que o grupo reunido veja a parte remota da reunião. Esse arranjo também cria uma passagem clara para e ao redor da mesa e cria um espaço de abertura para a câmera sem a perda de espaço desnecessário do chão.

Equipamentos de videoconferência realmente requerem uma sala. Há um monitor requerido para receber a conferência, e onde o terminal H.323 do sistema não fornece uma opção de tela a tela, um segundo monitor é necessário para a porção da “própria” imagem da videoconferência. Alguns equipamentos de conferência usam equipamentos adicionais para requerer espaço. A maioria dos gabinetes de conferência levam em conta a habitação desse equipamento, na base e colocação do monitor em uma altura fácil de se ver no topo do gabinete. Câmeras adicionais para melhorar as situações de ensino, com um monitor adicional, teriam um papel ativo na consideração do espaço no planejamento da sala de videoconferência. Esses fatores de planejamento são dependentes do requerimento do fabricante e do espaço disponível no e próximo da sala de conferência proposta. Há uma escala móvel para o espaço requerido. A maioria dos equipamentos podem ser locados dentro da sala e instalados dentro gabinete finalizado. Um cenário ideal seria uma sala “mecânica” contígua para hospedar o equipamento associado, deixando os monitores, câmera e microfones serem a única presença física na sala. Com o avanço dos monitores de tela plana, esse presença tem sido diminuída já que estes monitores requerem menos espaço.

Para a questão de confiabilidade e poder “limpo”, a maioria dos fabricantes recomendam serviços de circuitos individuais para o equipamento. Devido ao influxo de equipamentos de tecnologia de alta sensibilidade no mercado, a maioria dos espaços comerciais de agentes imobiliários possuem linhas de poder “limpo” disponíveis para os computadores, equipamentos operacionais e de comunicação. O link verdadeiro é efeito por ISDN (linhas de telefones digitais) ou pela rede do computador e essas linhas são atualmente lugar-comum em 99% do uso dedicado dos negócios comercial de agencias imobiliárias.

Preocupando-se com alguns detalhes críticos serão desenvolvidas salas de videoconferência modernas e haverá projetistas especializados nesses conceitos. Esses conceitos permitem o desenvolvimento de uma sala de videoconferência confortável e funcional que vai ao encontro das necessidades físicas do equipamento e acomodam experiências de planejamento de interiores no ambiente de trabalho pretendido.

Um resumo sobre o exemplo

Para dar alguns conselhos iniciais sobre quais equipamentos são requeridos em uma sala de videoconferência, nós consideramos três categorias amplas de salas na seguinte classificação:

1. Uma pequena sala de reunião geralmente acomoda 5-10 pessoa ao redor de uma mesa, que será arranjada, na maioria dos casos, na forma de U como descrito acima.
2. Uma sala de aula média altamente interativa acomoda 15-30 pessoas também em forma de U ou uma organização tradicional que incorporam equipamentos avançados para facilitar a colaboração e discussão entre professores e alunos remotos.
3. Um grande auditório com 50 ou mais lugares que é usado para apresentações remotas, com participantes unindo-se através do vídeo e outros eventos de ampla escala.

Uma pequena sala de reuniões pode ser facilmente transformada em uma sala de videoconferência com um dispositivo colocado no topo e uma TV e prestando um pouco de atenção ao resto das questões abordadas nessa seção, como acústica e iluminação.

Um auditório é mais fácil de aumentar, já que normalmente já está equipado com áudio, projetor e algumas vezes câmeras. A maior parte do trabalho é instalar o codec de videoconferência, fazer os cabeamentos necessários, os trabalhos de conexão e pronto. A acústica e a iluminação são mais importantes aqui do que na sala de reuniões. Você pode conseguir bons conselhos sobre isso com arquitetos, que possuem amplos conhecimentos de questões de áudio que aparecem em tais salas.

A sala de aula interativa é, provavelmente, o mais difícil de implementar, especialmente se você quer criar o senso de que a distância não importa. Equipamentos automatizados podem ser muito úteis aqui, como câmeras controladas remotamente que se viram para o orador atual via ativação de voz, trocas de áudio e vídeo que mudam a distribuição do sinal quando o botão é pressionado, um painel de controle pelo toque da tela que irá integrar um número de controles remotos e outros comandos, mais monitor, etc. A meta aqui é fazer a comunicação o mais natural possível e esconder as complexidades do equipamento do usuário final.

O auditório e a sala de aula talvez precisem de um operador designado durante a sessão de videoconferência, para que os participantes não fiquem preocupados com os equipamentos. O operador também pode aconselhar os participantes em como eles podem ser melhor vistos e ouvidos.

Segue uma lista de equipamentos sugeridos para essas três categorias. Outras organizações e opções podem ser incluídas para ser mais úteis.