Livro de Receitas sobre Videoconferência ViDe

Facilitar a presença à reuniões é um dos usos mais simples e mais populares da videoconferência até o momento. Para reuniões que já acontecem regularmente e exigem comunicação cara a cara, a videoconferência pode substituir a presença física real de participantes distantes. Isso reduz custos de viagem, assim como o tempo de viagem, e torna a presença às reuniões mais conveniente. Pode, também, tornar as reuniões mais prováveis de acontecerem. Reuniões freqüentes e/ou ad hoc que poderiam não ter sido marcadas devido a custos de viagem e tempo de deslocamento podem ser possíveis via videoconferência e aumenta a sensação de trabalho em equipe entre as pessoas em localizações diferentes que trabalham no mesmo projeto. A videoconferência fornece aos participantes distantes a familiaridade do encontro cara-a-cara que vem com a presença física, incluindo elementos de expressão facial, linguagem corporal e contacto visual. Se a videoconferência está prontamente disponível em desktops individuais, seu efeito de coesão na melhoria da comunicação pode ser muito maior. O trabalho colaborativo pode, então, ser melhorado mais adiante, através da integração da videoconferência com ferramentas eletrônicas colaborativas (transferência de dados, whitebords compartilhados, aplicativos compartilhados.) Isto será discutido mais tarde nesta seção.

Ao considerar o uso da videoconferência em reuniões, é necessário pensar amplamente sobre o que uma "reunião" realmente é. Nas ilustrações seguintes, reuniões que incluem videoconferência são mostradas como exemplos de comunicação one-to-one, one-to-many e many-to-many.

Em cada um dos casos acima, a qualidade do áudio e do vídeo é crítica para o sucesso da participação distante. Elas afetarão o(s) participante(s) distante(s), independente dele(s) sentir(em)-se ou não verdadeiramente parte da reunião (não só um observador) e, também, se os outros participantes os tratarão como parte da reunião ou não. Para reuniões, embora isto possa parecer um pouco intuitivo, o áudio provavelmente afeta e paralisa mais uma transmissão do que o vídeo. Pequenos soluços no vídeo (pixelização, congelamento, etc.) são, na maioria das vezes, tolerados pelos usuários. Soluços semelhantes no áudio tornam uma reunião quase inútil. O esforço e o investimento na melhoria da qualidade auditiva global de uma videoconferência reverterá na satisfação do usuário.

Outro fator que pode influenciar a qualidade de sua conferência é a velocidade em que as partes se conectam. Velocidades mais altas freqüentemente resultam em uma qualidade maior nas conferências. 384Kbps é, de fato, a velocidade para muitas conferências. Ela funciona bem em situações de reunião estática, onde a maioria da atividade é limitada ao que é popularmente conhecido como "cabeças falantes" (pense sobre quando você assiste o noticiário na televisão.). Se sua conferência envolve movimento por parte dos participantes ou a captura de um evento ao vivo (por exemplo, uma demonstração ou desempenho) conectar-se em uma velocidade mais alta é justificável. Os fatores limitadores são a largura de banda disponível em cada um dos locais participantes e a capacidade de cada terminal (endstation). Em reuniões multiponto que exigem um MCU, os participantes podem se conectar em diferentes larguras de banda. Dependendo da capacidade do MCU, os participantes se conectarão a cada local na velocidade do local mais lento ou cada local conectará na velocidade de sua chamada (um participante com 384Kbps, por exemplo, só receberá 384Kbps de um participante conectado em 1.5Mbps).

No caso específico de uma reunião multiponto, onde mais de uma localização está participando remotamente, vários fatores adicionais afetam o sucesso da participação distante. Estes incluem a visão que os participantes têm um do outro, de que forma os participantes podem ouvir um ao outro e serem ouvidos pelos outros e como os participantes determinam quem está liderando a reunião ou "tem o chão" a qualquer momento. As características para controlar estes fatores são discutidas com detalhes na seção Componentes Avançados e Administração: MCU deste livro de receitas, mas são previamente mostradas abaixo.

Nota: MCU significa Multipoint Conference Unit (Unidade de Conferência Multiponto). Os MCUs variam em capacidade e layout de tela. Algumas salas de conferência com terminal de maior codificação incluem um MCU com capacidade para até quatro locais.

Nenhum Controle: onde o Áudio Full Duplex está continuamente disponível em todos os locais e as pessoas podem "conversar umas com as outras". Neste caso, o falante líder é determinado por consenso geral dos presentes, da mesma maneira que em uma reunião fisicamente próxima. (A visão dos locais participantes ainda seria presença contínua ou voz-ativada).
Controle de Cadeira: onde um atributo é incluído na tecnologia de videoconferência (no terminal ou no MCU) para passar o controle de cadeira por alguns mecanismos designados ("mão eletrônica levantada"). O local que possui o controle de cadeira é visto e ouvido pelos outros até que o controle de cadeira seja passado.
Estilo Palestra: uma variação do Controle de Cadeira. Um local é designado como o local líder e pode habilitar/desabilitar o acesso ao Controle de Cadeira para outros locais, assim como habilitar/desabilitar outros locais de serem ouvidos ou vistos.

Como em qualquer nova tecnologia, a integração bem sucedida da videoconferência com as atividades existentes exige atenção para as necessidades das pessoas que a estarão usando. A determinação do que é aceitável e útil deve ser baseada no nível de reação e conforto dos usuários finais. No caso de reuniões ponto-a-ponto simples, não há muito novo saber exigido dos participantes para interagirem uns com os outros com sucesso, desde que a qualidade do vídeo e do áudio não interfira. Deve-se tomar cuidado para assegurar que os participantes sintam que podem ver e ouvir um ao outro claramente. Mais informações estão disponíveis em seções posteriores (veja “Exemplos Práticos de Videoconferência” e também "Desenvolvendo uma Sala de Videoconferência Produtiva" sob o título Tópicos Relacionados), mas regras típicas e práticas incluem:

Os microfones devem ser de qualidade suficiente para captar a voz do falante naturalmente (em termos de volume e posição física) e sem barulho de fundo excessivo.
Os microfones e caixas de som devem ser posicionados de forma que não causem retorno e interferência, como quando o microfone captar o som das caixas. O uso de microfones direcionais ajudará a limitar também a interferência.
A qualidade da câmera deve ser boa o suficiente para capturar uma imagem aceitável (teste-a com os usuários do local distante para ver como você está sendo recebido) e as câmeras devem, de preferência, possuir auto-foco e devem auto-ajustar-se às condições de iluminação de forma que os participantes não precisam ajusta-las durante a conferência.
O volume da caixa de som e a posição da câmera devem ser ajustáveis pelo usuário, ou devem ter capacidade aceitável de auto-ajuste manual comprovada.
As exibições de vídeo que chegam devem ser posicionadas da maneira mais naturalmente e confortavelmente possível para inclusão na reunião e para possibilitar/encorajar o contato visual.
Quaisquer controles utilizados na conferência que não dupliquem as condições naturais (por exemplo, ativação de voz em conferências multiponto) precisarão ser apresentados aos usuários com antecedência já que eles podem precisar de tempo para praticar e utilizar os equipamentos com conforto e eficácia.
A iluminação do ambiente da sala freqüentemente não é melhorada para videoconferências. Se possível, posicione a câmera de forma que a luz natural não tenha um efeito danoso na imagem dos falantes. Fechar as persianas e ligar as luzes da sala são adaptações simples que podem melhorar a qualidade da imagem. Adicionar uma luz portátil para os falantes que ficam de costas para a luz também pode ajudar.
Para conferências desktop, a adição de uma fonte de luz que pode ser focada no falante (por exemplo, uma luminária ajustável) pode aumentar a qualidade da imagem.

A atenção prévia à "visão e sensação" no cenário da conferência ajuda a assegurar que a tecnologia aumentará o sucesso da reunião em vez de diminuí-lo.

Independentemente se a meta de sua videoconferência é educação, colaboração ou disseminação de informações, sempre organize a tempo a configuração da reunião e faça testes toda vez que você estiver se conectando a um local novo. Se possível, tente conectar-se pelo menos 24 horas antes do evento real. Isto lhe dará tempo para ajustar qualquer problema que você encontre e recrutar ajuda da equipe de apoio técnico se for necessário.